Zoom: Breakout-Rooms erstellen – so geht’s problemlos

Erfahren Sie, wie Sie in Zoom Breakout-Räume erstellen, Meetings strukturieren und mit klarer Schritt-für-Schritt-Anleitung Zeit sparen.

Breakout-Räume in Zoom ermöglichen strukturierte Gruppenarbeit in Online-Meetings. Ob Workshop, Schulung oder Teammeeting: Mit der richtigen Vorbereitung lassen sich Teilnehmer gezielt aufteilen, Diskussionen fördern und Ergebnisse effizient sichern.

Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Sie Breakout-Sessions planen, starten und optimal moderieren.

Was sind Breakout-Rooms und wofür sind sie sinnvoll?

Breakout-Rooms sind separate virtuelle Nebenräume innerhalb eines laufenden Meetings. Teilnehmer werden in kleinere Gruppen aufgeteilt, um dort unabhängig voneinander zu arbeiten. Der Gastgeber kann die Gruppen später wieder ins Hauptraum-Meeting zurückholen.

Typische Einsatzbereiche:

• Online-Workshops und Seminare
• Schulungen und E-Learnings
• Team-Meetings mit Arbeitsphasen
• Brainstorming-Sessions
• Coaching- und Feedbackgespräche
• Projektarbeit in kleinen Gruppen

Der große Vorteil: Interaktion steigt deutlich, Hemmschwellen sinken und Ergebnisse werden greifbarer als in großen Plenumsrunden.

Voraussetzungen für Breakout-Räume

Bevor Sie Breakout-Rooms nutzen können, müssen einige technische und organisatorische Bedingungen erfüllt sein.

Richtige Kontoeinstellungen

Die Breakout-Funktion muss im Konto aktiviert sein:

• Anmeldung im Webportal
• Navigieren zu Einstellungen
• Abschnitt Meeting öffnen
• Option Breakout-Raum aktivieren

Bei Firmen- oder Bildungskonten kann es sein, dass nur Administratoren diese Einstellung vornehmen dürfen.

Aktuelle Software-Version

Alle Teilnehmer sollten die aktuelle App-Version nutzen. Veraltete Versionen können dazu führen, dass Einladungen zu Breakout-Räumen nicht angezeigt werden.

Rolle im Meeting

Nur folgende Rollen dürfen Breakout-Räume verwalten:

• Gastgeber
• Co-Host

Teilnehmer können nur beitreten, nicht selbst Räume erstellen.

Breakout-Räume während eines Meetings erstellen

Schritt 1: Meeting starten

Starten Sie Ihr geplantes oder spontanes Meeting wie gewohnt.

Schritt 2: Breakout-Funktion öffnen

Klicken Sie in der Steuerleiste auf Breakout-Räume. Ein neues Fenster öffnet sich.

Schritt 3: Anzahl der Räume festlegen

Wählen Sie aus, wie viele Räume erstellt werden sollen. Die Anzahl hängt von:

• Teilnehmerzahl
• Ziel der Gruppenarbeit
• Gewünschter Gruppengröße

ab.

Schritt 4: Teilnehmer zuweisen

Sie haben drei Möglichkeiten:

Automatisch

Das System verteilt alle Teilnehmer zufällig auf die Räume. Ideal bei großen Gruppen oder wenn keine feste Einteilung nötig ist.

Manuell

Sie wählen für jeden Raum gezielt Teilnehmer aus. Diese Methode eignet sich für feste Teams oder unterschiedliche Aufgabenstellungen.

Teilnehmer wählen selbst

Teilnehmer können selbst entscheiden, welchem Raum sie beitreten. Das eignet sich für Themenräume oder offene Diskussionsrunden.

Schritt 5: Räume öffnen

Klicken Sie auf Alle Räume öffnen. Teilnehmer erhalten eine Einladung und wechseln in ihren Gruppenraum.

Breakout-Räume vorab planen (Pre-Assign)

Für strukturierte Veranstaltungen ist es sinnvoll, Gruppen bereits vor dem Meeting festzulegen.

Vorgehensweise

1. Meeting im Webportal planen
2. Option Breakout-Raum-Vorabzuweisung aktivieren
3. Räume benennen
4. Teilnehmer per E-Mail-Adresse zuordnen

Alternativ können Sie eine CSV-Datei hochladen. Das spart Zeit bei vielen Teilnehmern.

Vorteile der Vorabzuweisung

• Zeitersparnis im Meeting
• Klare Gruppenzuordnung
• Bessere Planung von Aufgaben
• Weniger Moderationsaufwand

Wichtig: Teilnehmer müssen mit derselben E-Mail-Adresse beitreten, die hinterlegt wurde.

Einstellungen innerhalb der Breakout-Funktion

Bevor Sie die Räume starten, sollten Sie die Optionen prüfen.

Zeitlimit festlegen

Sie können eine feste Dauer einstellen. Nach Ablauf werden die Räume automatisch geschlossen.

Countdown anzeigen

Teilnehmer sehen eine verbleibende Zeit, was die Disziplin erhöht.

Rückkehr ins Hauptmeeting erlauben

Optional können Teilnehmer jederzeit selbst ins Hauptraum-Meeting zurückkehren.

Teilnehmer nachträglich verschieben

Auch während laufender Gruppenarbeit können Sie Personen in andere Räume verschieben.

Kommunikation mit allen Räumen gleichzeitig

Als Gastgeber können Sie Nachrichten an alle Breakout-Räume senden.

Beispiele:

• „Noch 5 Minuten verbleiben“
• „Bitte Ergebnisse notieren“
• „Bereiten Sie eine kurze Präsentation vor“

So behalten Sie die Kontrolle über Zeit und Ablauf.

Als Gastgeber zwischen Räumen wechseln

Sie können jeden Raum betreten, um:

• Fragen zu beantworten
• Diskussionen zu lenken
• Unterstützung zu geben
• Fortschritt zu kontrollieren

Teilnehmer sehen, wenn der Gastgeber den Raum betritt.

Breakout-Räume schließen und zurückholen

Zum Beenden klicken Sie auf Alle Räume schließen.

Ablauf:

1. Countdown erscheint
2. Teilnehmer kehren automatisch zurück
3. Gruppenarbeit wird im Plenum fortgesetzt

Planen Sie Zeit ein, um Ergebnisse zu präsentieren.

Empfohlene Vorgehensweisen für erfolgreiche Gruppenarbeit

Klare Aufgabenstellung

Teilnehmer müssen genau wissen:

• Ziel der Gruppenphase
• Erwartetes Ergebnis
• Zeitrahmen

Unklare Anweisungen führen zu Leerlauf.

Gruppengröße beachten

Optimal sind 3–5 Personen pro Raum. Zu große Gruppen führen zu Passivität.

Rollen vergeben

Empfehlenswert sind:

• Moderator
• Protokollant
• Sprecher

So bleibt die Gruppe fokussiert.

Ergebnisse sichern

Bitten Sie Gruppen, ihre Resultate festzuhalten:

• Gemeinsames Dokument
• Whiteboard
• Chatnotizen

Didaktische Einsatzmöglichkeiten

Breakout-Räume sind besonders wirkungsvoll in Lernumgebungen.

Gruppenarbeiten

Klassische Aufgabenformate:

• Fallstudien
• Problemlösungen
• Diskussionsfragen

Peer-Feedback

Teilnehmer geben sich gegenseitig Rückmeldungen.

Rollenspiele

Ideal für Trainings in Kommunikation oder Vertrieb.

Wissensabfragen

Kleine Quizrunden oder Reflexionsfragen fördern nachhaltiges Lernen.

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Technik nicht getestet

Führen Sie vor wichtigen Meetings einen Testlauf durch.

Zu wenig Zeit eingeplant

Gruppenarbeit braucht mehr Zeit als gedacht. Planen Sie Puffer ein.

Keine Rückholphase

Ohne Ergebnispräsentation geht der Mehrwert verloren.

Überforderung der Teilnehmer

Zu komplexe Aufgaben blockieren Diskussionen.

Sicherheit und Kontrolle

Als Gastgeber behalten Sie jederzeit die Kontrolle.

Teilnehmer verschieben oder entfernen

Störende Personen können aus Räumen entfernt oder neu zugeteilt werden.

Räume neu erstellen

Falls Gruppen nicht funktionieren, können Räume neu strukturiert werden.

Bildschirmfreigabe steuern

Teilnehmer dürfen innerhalb der Räume Inhalte teilen, sofern erlaubt.

Breakout-Räume bei großen Veranstaltungen

Auch bei vielen Teilnehmern funktionieren Gruppenräume effektiv.

Tipps für große Meetings

• Automatische Zuweisung nutzen
• Mehr, aber kleinere Räume erstellen
• Co-Hosts zur Unterstützung einsetzen
• Klare Zeitvorgaben machen

Integration in Workshops und Seminare

Ein gut strukturierter Ablauf könnte so aussehen:

1. Einführung im Plenum
2. Gruppenphase in Breakout-Räumen
3. Rückkehr und Präsentation
4. Diskussion und Zusammenfassung

Dieser Wechsel erhöht Aufmerksamkeit und Beteiligung.

Hybrid- und Schulungsszenarien

Breakout-Räume eignen sich hervorragend für:

• Online-Fortbildungen
• Virtuelle Klassenzimmer
• Führungskräftetrainings
• Vertriebsschulungen

Sie ermöglichen aktives Lernen statt passivem Zuhören.

Motivation und Aktivierung steigern

Interaktive Gruppenphasen:

• steigern Konzentration
• fördern Zusammenarbeit
• verbessern Lernerfolg
• stärken Teamgefühl

Teilnehmer fühlen sich stärker eingebunden.

Zeitmanagement in Breakout-Sessions

Empfohlene Dauer:

Aktivität	Dauer
Kurze Diskussion	5–10 Minuten
Gruppenaufgabe	15–25 Minuten
Komplexe Fallarbeit	30–45 Minuten

Zu lange Sessions führen zu Ermüdung.

Technische Probleme und Lösungen

Teilnehmer können nicht beitreten

Mögliche Ursachen:

• Alte App-Version
• Browser statt Desktop-App
• Instabile Internetverbindung

Teilnehmer landen im falschen Raum

Sie können Personen jederzeit manuell verschieben.

Ton- oder Bildprobleme

Empfehlen Sie:

• Mikrofon neu auswählen
• Kamera neu starten
• Raum erneut betreten

Moderationstipps für Gastgeber

Ein guter Gastgeber:

• erklärt Ablauf klar
• setzt Zeitlimits
• besucht regelmäßig Räume
• motiviert zurückhaltende Gruppen
• fasst Ergebnisse strukturiert zusammen

Nachbereitung von Breakout-Sessions

Nach der Gruppenarbeit sollten Sie:

• Ergebnisse dokumentieren
• Offene Fragen klären
• Nächste Schritte definieren

So sichern Sie nachhaltige Resultate.

Fazit

Breakout-Räume sind ein leistungsstarkes Werkzeug für interaktive Online-Meetings. Mit guter Vorbereitung, klaren Aufgaben und aktiver Moderation entstehen lebendige Diskussionen und bessere Ergebnisse.

Wer die Funktionen souverän nutzt, steigert Beteiligung, Lernerfolg und Effizienz deutlich – unabhängig davon, ob es sich um Workshops, Schulungen oder Teammeetings handelt.