Erfahren Sie, wie Sie unter Windows 11 und 10 Fax und Scan öffnen, einrichten und nutzen, um Dokumente schnell zu digitalisieren und zu versenden.
Mit „Fax und Scan“ bieten Windows 11 und Windows 10 eine integrierte Lösung zum Senden, Empfangen und Digitalisieren von Dokumenten. Viele Anwender kennen die Funktion nicht oder wissen nicht, wie sie richtig eingesetzt wird.
Dieser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, wie Sie Fax und Scan öffnen, einrichten und effizient nutzen – inklusive typischer Fehler, Tipps zur Optimierung und praxisnaher Anwendungsbeispiele.
Was ist „Fax und Scan“ unter Windows?
„Fax und Scan“ ist ein in Windows integriertes Desktopprogramm, das seit vielen Versionen Bestandteil des Betriebssystems ist. Es erlaubt Ihnen, Dokumente über ein Faxmodem zu senden und zu empfangen sowie Papierdokumente mit einem angeschlossenen Scanner zu digitalisieren. Die Anwendung richtet sich vor allem an Nutzer, die ohne zusätzliche Software grundlegende Scan- und Faxaufgaben erledigen möchten.
Im Gegensatz zu modernen Multifunktionsprogrammen konzentriert sich „Fax und Scan“ auf Kernfunktionen. Das macht die Software übersichtlich, ressourcenschonend und besonders für einfache Arbeitsabläufe geeignet. Gerade in Büros mit klar definierten Prozessen oder im privaten Umfeld ist sie nach wie vor sinnvoll einsetzbar.
Voraussetzungen für die Nutzung
Bevor Sie „Fax und Scan“ verwenden können, müssen einige grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein. Diese unterscheiden sich je nach gewünschter Funktion.
Voraussetzungen für das Scannen
- Ein funktionsfähiger Scanner oder ein Multifunktionsdrucker
- Installierte und aktuelle Treiber des Herstellers
- USB- oder Netzwerkverbindung zum Computer
- Administratorrechte zur erstmaligen Einrichtung
Voraussetzungen für das Faxen
- Ein analoges Faxmodem oder ein Multifunktionsgerät mit Faxfunktion
- Aktiver Telefonanschluss (analog oder über VoIP mit Faxunterstützung)
- Eingerichtetes Faxkonto in Windows
Ohne diese Voraussetzungen lässt sich die jeweilige Funktion nicht nutzen. Das Programm selbst ist jedoch bereits vorinstalliert und muss nicht separat heruntergeladen werden.
Fax und Scan unter Windows 11 und Windows 10 öffnen
Öffnen über die Windows-Suche
Der einfachste Weg führt über die integrierte Suche:
- Klicken Sie auf das Startmenü.
- Geben Sie „Fax und Scan“ ein.
- Wählen Sie das angezeigte Desktopprogramm aus.
Öffnen über die Systemsteuerung
Alternativ können Sie das Programm über die klassische Systemsteuerung starten:
- Öffnen Sie die Systemsteuerung.
- Wechseln Sie zu „Hardware und Sound“.
- Klicken Sie auf „Geräte und Drucker“.
- Wählen Sie „Fax und Scan“.
Anheften für schnellen Zugriff
Um künftig Zeit zu sparen, können Sie das Programm an die Taskleiste oder das Startmenü anheften. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Programmeintrag und wählen Sie die gewünschte Option.
Überblick über die Benutzeroberfläche
Nach dem Start sehen Sie eine klar strukturierte Oberfläche. Auf der linken Seite befinden sich Ordner wie:
- Eingehende Faxe
- Gesendete Faxe
- Entwürfe
- Gesendete Scans
Im oberen Bereich finden Sie die wichtigsten Schaltflächen zum Erstellen neuer Faxe oder Scans. Die Oberfläche ist bewusst schlicht gehalten, um eine schnelle Einarbeitung zu ermöglichen.
Scanner in Fax und Scan einrichten
Scanner hinzufügen
In den meisten Fällen erkennt Windows den Scanner automatisch. Falls nicht:
- Öffnen Sie „Fax und Scan“.
- Klicken Sie auf „Extras“ > „Scaneinstellungen“.
- Wählen Sie „Hinzufügen“ und folgen Sie dem Assistenten.
Scaneinstellungen anpassen
Sie können verschiedene Parameter festlegen:
- Farbmodus (Farbe, Graustufen, Schwarzweiß)
- Auflösung (DPI)
- Dateiformat (z. B. PDF oder JPG)
- Zielordner für gespeicherte Scans
Diese Einstellungen lassen sich für unterschiedliche Scanprofile speichern.
Dokumente scannen – Schritt für Schritt
- Legen Sie das Dokument in den Scanner ein.
- Öffnen Sie „Fax und Scan“.
- Klicken Sie auf „Neuer Scan“.
- Wählen Sie den Scanner und das gewünschte Profil.
- Starten Sie den Scanvorgang.
Nach Abschluss erscheint das gescannte Dokument im Ordner „Gesendete Scans“. Von dort aus können Sie es speichern, weiterleiten oder archivieren.
Faxfunktion einrichten
Faxkonto erstellen
Beim ersten Start der Faxfunktion führt Windows Sie durch einen Einrichtungsassistenten:
- Klicken Sie auf „Neues Fax“.
- Wählen Sie „Faxkonto einrichten“.
- Geben Sie Ihre Absenderdaten ein.
- Wählen Sie das Faxmodem aus.
Sende- und Empfangsoptionen
Sie können festlegen:
- Automatischer oder manueller Faxempfang
- Anzahl der Klingeltöne bis zur Annahme
- Speicherung eingehender Faxe
Diese Optionen finden Sie im Menü „Extras“ unter „Faxoptionen“.
Fax senden mit Windows Fax und Scan
- Klicken Sie auf „Neues Fax“.
- Geben Sie die Faxnummer des Empfängers ein.
- Fügen Sie ein Deckblatt hinzu (optional).
- Hängen Sie Dokumente an.
- Senden Sie das Fax ab.
Der Versandstatus wird in der Ordnerstruktur angezeigt. Bei Fehlern erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Eingehende Faxe empfangen und verwalten
Eingehende Faxe werden automatisch im Ordner „Eingehende Faxe“ gespeichert. Sie können:
- Faxe weiterleiten
- Ausdrucken
- Als Datei archivieren
- In andere Ordner verschieben
So behalten Sie auch bei hohem Faxaufkommen den Überblick.
Typische Probleme und Lösungen
Scanner wird nicht erkannt
- Treiber aktualisieren
- USB-Kabel prüfen
- Scanner neu installieren
Faxversand schlägt fehl
- Telefonleitung prüfen
- Faxnummer korrekt eingeben
- Kompatibilität des Modems überprüfen
Schlechte Scanqualität
- Auflösung erhöhen
- Glasfläche reinigen
- Richtigen Farbmodus wählen
Unterschiede zwischen Windows 11 und Windows 10
Grundsätzlich ist „Fax und Scan“ in beiden Systemen nahezu identisch. Unterschiede betreffen hauptsächlich:
- Zugriff über das modernisierte Startmenü
- Darstellung der Systemeinstellungen
- Integration in neue Sicherheitsfunktionen
Die Bedienung selbst hat sich kaum verändert, was den Umstieg erleichtert.
Sicherheit und Datenschutz
Beim Faxen und Scannen können sensible Daten verarbeitet werden. Achten Sie deshalb auf:
- Geschützte Benutzerkonten
- Verschlüsselte Speicherorte
- Regelmäßige Systemupdates
Speichern Sie Dokumente möglichst nicht ungeschützt auf gemeinsam genutzten Rechnern.
Tipps für den effizienten Einsatz
- Erstellen Sie Scanprofile für unterschiedliche Dokumenttypen.
- Nutzen Sie klare Ordnerstrukturen zur Archivierung.
- Kombinieren Sie Fax und Scan mit E-Mail-Weiterleitung.
- Prüfen Sie regelmäßig die Gerätefunktionalität.
Diese Maßnahmen sparen Zeit und erhöhen die Zuverlässigkeit im Alltag.
Wann lohnt sich eine Alternative?
„Fax und Scan“ ist ideal für grundlegende Aufgaben. Wenn Sie jedoch:
- OCR-Texterkennung benötigen
- Große Dokumentenmengen verarbeiten
- Cloud-Dienste integrieren möchten
kann spezialisierte Software die bessere Wahl sein. Für einfache Anforderungen bleibt die Windows-Lösung jedoch ausreichend.
Fazit
Fax und Scan ist eine unterschätzte, aber leistungsfähige Windows-Funktion. Mit wenigen Handgriffen lässt sich das Programm öffnen, einrichten und produktiv nutzen.
Ob zum Digitalisieren wichtiger Unterlagen oder zum Versand klassischer Faxe – Windows 11 und Windows 10 bieten damit eine zuverlässige Bordlösung, die ohne Zusatzkosten sofort einsatzbereit ist.