Sie können eine Sicherungskopie in Microsoft Outlook erstellen, wenn Sie E-Mails haben, die Sie auf jeden Fall behalten möchten, weil Sie einen neuen Computer bekommen oder ein Problem beheben wollen.
Sie können Ihren Posteingang schnell wieder in Outlook importieren, indem Sie ihn in diesem Format exportieren.
Alternativ können Sie auch eine CSV-Datei exportieren, die Sie in Excel überprüfen und analysieren können. Im Folgenden werden wir die Methoden beider Dateitypen für die Sicherung von E-Mails in Outlook erläutern.
E-Mails mit einer Outlook-Datei sichern
Die beste Option ist die Erstellung einer PST-Datei, wenn Sie eine Sicherungskopie Ihrer E-Mails erstellen möchten, die Sie später schnell wieder in Outlook importieren können.
- Öffnen Sie Outlook und wählen Sie Datei > Öffnen & Exportieren. Wählen Sie anschließend Importieren/Exportieren.
- Wählen Sie Exportieren in eine Datei und wählen Sie Weiter, wenn das Fenster des Import- und Exportassistenten erscheint.
- Wählen Sie im folgenden Fenster die Outlook-Datendatei (.pst) und klicken Sie dann auf Weiter.
- Um sicherzustellen, dass Sie alle von Ihnen erstellten Ordner erhalten, wählen Sie Ihren Posteingang und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterordner einbeziehen. Wenn Sie möchten, können Sie auch einen anderen, spezifischeren Ordner auswählen.
- Wählen Sie Filter, wenn Sie nur bestimmte E-Mails erhalten möchten, z. B. von einem bestimmten Absender, innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder mit einem bestimmten Stichwort. Fügen Sie die Anforderungen hinzu und wählen Sie dann OK.
- Wählen Sie Posteingang, Unterordner und Filter sind die nächsten Optionen.
- Entscheiden Sie, wo Sie die Datei speichern möchten. Klicken Sie zur Auswahl des Speicherorts auf die Schaltfläche Durchsuchen, oder geben Sie den vollständigen Pfad in das Feld oben ein.
- Wählen Sie als Nächstes, ob Sie Duplikate exportieren oder nicht, Duplikate ersetzen oder Duplikate zulassen möchten. Wählen Sie Fertigstellen.
Die Datei kann dann an dem von Ihnen gewählten Speicherort geöffnet werden.
E-Mails mit einer CSV-Datei sichern
Sie können stattdessen eine CSV-Datei erstellen, wenn Sie Ihre E-Mails sichern möchten, damit Sie eine lesbare Datei haben, die Sie bei Bedarf in Excel öffnen können.
- Um Import/Export zu wählen und den Import und Export-Assistenten zu starten, führen Sie die ersten beiden Schritte wie oben beschrieben aus.
- Wählen Sie Weiter, nachdem Sie Exportieren in eine Datei gewählt haben.
- Wählen Sie dieses Mal Weiter, nachdem Sie Kommagetrennte Werte im Feld In eine Datei exportieren ausgewählt haben.
- Wählen Sie in der Liste Weiter, nachdem Sie Ihren Posteingang ausgewählt haben.
- Verwenden Sie den Pfad, um den Speicherort und den Dateinamen einzugeben, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um den Speicherort der Datei auszuwählen. Gehen Sie mit der Schaltfläche Durchsuchen zum gewünschten Speicherort, geben Sie den gewünschten Dateinamen ein und klicken Sie dann auf OK.
- Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie den Speicherort und den Dateinamen in das Feld Exportierte Datei speichern unter eingegeben haben.
- Wählen Sie Fertigstellen, nachdem Sie den Export des Posteingangs überprüft haben.
Während die Datei erstellt wird, wird eine kurze Meldung angezeigt. Gehen Sie danach zu dem von Ihnen gewählten Speicherort, um auf die Datei zuzugreifen, und öffnen Sie sie in Excel oder einem anderen ähnlichen Programm.
Es dauert nur ein paar Minuten, um Ihre Outlook-E-Mails zu sichern und sie später wieder zu importieren. Außerdem lohnt es sich wahrscheinlich, sich die Zeit zu nehmen, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Nachrichten verpassen.