Microsoft SharePoint-Tutorial: Erstellen, Definition & Funktionen

Möchten Sie wissen, wie Sie Microsoft SharePoint effektiv nutzen, seine Funktionen verstehen und eigene Sites erstellen, um Teamarbeit effizient zu gestalten?

Microsoft SharePoint gehört zu den leistungsstarken Tools im Bereich der Unternehmenssoftware, das es Unternehmen ermöglicht, Dokumente zu verwalten, Teamarbeit zu organisieren und Informationsflüsse effizient zu gestalten.

In diesem Artikel erfahren Sie, was SharePoint genau ist, welche Funktionen es bietet, wie es erstellt wird und welche Best Practices Sie bei der Nutzung beachten sollten.

Definition von Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint ist eine Plattform für Zusammenarbeit, Dokumentenmanagement und Informationsaustausch innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Sie wurde entwickelt, um Teams, Abteilungen und ganze Unternehmen bei der strukturierten Organisation und Bereitstellung von Informationen zu unterstützen.

SharePoint kann sowohl lokal (on-premises) als auch in der Cloud über Microsoft 365 betrieben werden. In der Cloud-Version sind viele Funktionen mit anderen Microsoft-Diensten wie Teams, OneDrive und Office 365 eng integriert.

Die zentralen Ziele von SharePoint sind:

• Dokumentenmanagement: Speichern, Organisieren und gemeinsame Nutzung von Dokumenten.
• Zusammenarbeit: Ermöglichen von Teamarbeit, Projektdokumentationen und Wissensaustausch.
• Informationsbereitstellung: Erstellung von Webseiten, Portalen und Dashboards, die Informationen gezielt präsentieren.
• Automatisierung: Workflows und Prozesse effizient gestalten.

Geschichte und Entwicklung

SharePoint wurde erstmals im Jahr 2001 von Microsoft eingeführt und hat sich seitdem kontinuierlich weiterentwickelt. Die ersten Versionen konzentrierten sich auf die Dokumentenverwaltung und die einfache Zusammenarbeit. Mit der Integration in Microsoft 365 und der Cloud-Variante hat SharePoint heute einen deutlich erweiterten Funktionsumfang, der von Social Collaboration bis hin zu Business Intelligence reicht.

Die wichtigsten Entwicklungsschritte:

• SharePoint Portal Server 2001–2003: Grundlegende Plattform für Dokumentenmanagement und Intranet.
• SharePoint Server 2007: Einführung von Workflow-Funktionen und verbesserten Suchfunktionen.
• SharePoint Server 2010–2013: Einführung von Business Intelligence, Social Collaboration und verbesserten Integrationen.
• SharePoint Online (seit 2013): Cloud-basierte Version mit nahtloser Integration in Office 365.

Hauptfunktionen von Microsoft SharePoint

SharePoint bietet eine Vielzahl von Funktionen, die sowohl für die Dokumentenverwaltung als auch für die Zusammenarbeit entscheidend sind. Im Folgenden werden die wichtigsten Funktionen vorgestellt.

Dokumentenmanagement

Eine der Kernfunktionen von SharePoint ist das Dokumentenmanagement. Unternehmen können hier:

• Dokumente zentral speichern.
• Versionierung aktivieren, sodass frühere Versionen eines Dokuments jederzeit abrufbar sind.
• Berechtigungen individuell für Nutzer oder Gruppen festlegen.
• Metadaten verwenden, um Dokumente effizient zu kategorisieren und wiederzufinden.

Die Kombination aus zentralem Speicher, Versionierung und Zugriffskontrolle sorgt dafür, dass Dokumente sicher und nachvollziehbar verwaltet werden.

Team- und Projektarbeit

SharePoint unterstützt Teams bei der Organisation und Durchführung von Projekten:

• Teamwebsites: Jeder Arbeitsbereich kann eigene Teamseiten mit Dokumentbibliotheken, Aufgabenlisten und Kalendern besitzen.
• Aufgabenverwaltung: Aufgabenlisten erlauben die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Deadlines.
• Diskussionsforen: Teams können Ideen, Fragen und Diskussionen direkt in SharePoint führen.

Intranet und Portale

SharePoint ermöglicht die Erstellung von Intranet-Portalen, die als zentrale Informationsplattform dienen:

• Nachrichten, Ankündigungen und interne Informationen können strukturiert präsentiert werden.
• Dashboards liefern Übersichten zu Projekten, KPIs oder wichtigen Unternehmensinformationen.
• Benutzerdefinierte Webparts erlauben individuelle Anpassungen je nach Abteilung oder Bedarf.

Suchfunktionen

Die leistungsstarke Suchfunktion von SharePoint erlaubt es, schnell Dokumente, Personen oder Informationen zu finden. Dabei können Suchergebnisse gefiltert und nach Relevanz sortiert werden.

Workflows und Automatisierung

SharePoint unterstützt die Automatisierung von Geschäftsprozessen:

• Genehmigungsprozesse: Dokumente können automatisch durch definierte Instanzen geprüft und freigegeben werden.
• Benachrichtigungen: Nutzer werden über Änderungen oder neue Aufgaben informiert.
• Integration mit Power Automate: Komplexe Workflows können ohne Programmierung umgesetzt werden.

Integration mit Microsoft 365

SharePoint ist eng mit anderen Microsoft-Anwendungen verzahnt:

• Microsoft Teams: Gemeinsame Nutzung von SharePoint-Dokumentbibliotheken in Teams.
• OneDrive: Synchronisation von Dokumenten zwischen lokalem Rechner und SharePoint.
• Office-Anwendungen: Direktes Bearbeiten von Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumenten in SharePoint.

SharePoint-Erstellung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Einrichtung eines SharePoint-Bereichs oder einer Website ist sowohl für Anfänger als auch für erfahrene Nutzer leicht umsetzbar, wenn man die grundlegenden Schritte kennt.

Voraussetzungen

Für die Nutzung von SharePoint benötigen Sie:

• Einen Microsoft-365-Account mit entsprechenden Lizenzen.
• Basiswissen über Office 365 und grundlegende IT-Kenntnisse.
• Eine klare Struktur und Zielsetzung, welche Bereiche SharePoint abdecken soll.

SharePoint-Site erstellen

1. Anmelden: Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft 365-Konto an.
2. SharePoint öffnen: Wählen Sie im App-Launcher die Option „SharePoint“.
3. Website erstellen: Klicken Sie auf „Website erstellen“. Sie können zwischen „Teamwebsite“ oder „Kommunikationswebsite“ wählen:

• Teamwebsite: Für Projekte und Teamarbeit, mit Dokumentenbibliotheken und Listen.
• Kommunikationswebsite: Für die Bereitstellung von Informationen, Nachrichten und Dashboards.

1. Name und URL festlegen: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen und die Webadresse ein.
2. Design auswählen: Wählen Sie ein Layout oder Theme für Ihre Website.
3. Mitglieder hinzufügen: Fügen Sie die Teammitglieder oder Mitarbeiter hinzu, die Zugriff haben sollen.

Seiten und Bibliotheken einrichten

• Dokumentenbibliotheken: Hier werden alle Dokumente gespeichert. Es empfiehlt sich, nach Themen, Projekten oder Abteilungen zu strukturieren.
• Listen erstellen: Für Aufgaben, Kontakte oder Inventar können SharePoint-Listen genutzt werden.
• Webparts einfügen: Webparts sind Bausteine für die Darstellung von Inhalten, wie Text, Bilder, Videos oder Dokumentenlisten.

Berechtigungen und Zugriffssteuerung

SharePoint erlaubt eine feingranulare Zugriffssteuerung:

• Besitzer: Vollzugriff, können Einstellungen ändern.
• Mitglieder: Bearbeitungsrechte für Inhalte.
• Besucher: Nur Leserechte.

Es empfiehlt sich, Zugriffsrechte sorgfältig zu planen, um Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten.

Workflows einrichten

• Standard-Workflows: Genehmigungsprozesse oder Feedbackschleifen können ohne Programmierung aktiviert werden.
• Power Automate: Für komplexere Prozesse, z. B. automatische Benachrichtigungen bei Änderungen, können Workflows erstellt werden.

Tipps und Best Practices für die SharePoint-Nutzung

Die Einführung von SharePoint kann organisatorisch und technisch herausfordernd sein. Folgende Tipps helfen, die Plattform effizient zu nutzen:

Klare Struktur und Planung

Bevor Sie Inhalte erstellen, planen Sie die Struktur:

• Welche Teams oder Abteilungen benötigen Zugriff?
• Welche Dokumentenbibliotheken sind nötig?
• Welche Workflows sollen automatisiert werden?

Einheitliche Benennung und Metadaten

• Einheitliche Dateinamen und Metadaten erleichtern die Suche.
• Nutzen Sie Kategorien, Schlagworte und Tags konsequent.

Regelmäßige Schulungen

• Mitarbeiter sollten regelmäßig geschult werden, um Funktionen effektiv zu nutzen.
• Neue Mitarbeiter müssen an die Nutzung von SharePoint herangeführt werden.

Berechtigungen regelmäßig prüfen

• Überprüfen Sie regelmäßig, wer auf welche Bereiche Zugriff hat.
• Entfernen Sie unnötige Berechtigungen, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Integration mit anderen Tools

• Nutzen Sie die Integration mit Teams, OneDrive und Outlook.
• So können Dokumente direkt bearbeitet und Aufgaben effizient verwaltet werden.

Erweiterungsmöglichkeiten und Add-Ons

SharePoint kann durch verschiedene Add-Ons und Erweiterungen an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden:

• PowerApps: Erstellung von individuellen Anwendungen innerhalb von SharePoint.
• Power BI: Einbindung von Dashboards und Berichten zur Visualisierung von Geschäftsdaten.
• Drittanbieter-Add-Ons: Viele Anbieter stellen zusätzliche Webparts oder Funktionen bereit.

Vorteile von Microsoft SharePoint

Die Nutzung von SharePoint bringt viele Vorteile für Unternehmen:

1. Zentralisierte Informationsplattform: Alle relevanten Informationen befinden sich an einem Ort.
2. Verbesserte Zusammenarbeit: Teams können effizienter arbeiten und Informationen teilen.
3. Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Versionierung und Workflows ermöglichen klare Dokumentationsprozesse.
4. Skalierbarkeit: SharePoint kann für kleine Teams oder große Unternehmen genutzt werden.
5. Integration: Nahtlose Einbindung in Microsoft 365 und andere Systeme.

Herausforderungen und Lösungen

Trotz der Vorteile gibt es auch einige Herausforderungen bei SharePoint:

• Komplexität: Die Vielzahl an Funktionen kann zunächst überwältigend sein. Lösung: Schrittweise Einführung und Schulungen.
• Berechtigungsmanagement: Fehlkonfiguration kann zu Sicherheitsrisiken führen. Lösung: Klare Regeln und regelmäßige Kontrolle.
• Akzeptanz der Mitarbeiter: Nicht alle Mitarbeiter nutzen SharePoint aktiv. Lösung: Schulungen, Integration in bestehende Arbeitsprozesse und klare Nutzenkommunikation.

Zukunft von SharePoint

Mit der stetigen Weiterentwicklung von Microsoft 365 wird auch SharePoint kontinuierlich erweitert. Künftige Entwicklungen umfassen:

• KI-gestützte Suchfunktionen: Verbesserte Auffindbarkeit von Dokumenten und Informationen.
• Automatisierung: Noch leistungsfähigere Workflows und Prozessautomatisierungen.
• Erweiterte Integration: Engere Verzahnung mit Teams, Viva und Power Platform.

Fazit

Microsoft SharePoint ist ein vielseitiges Werkzeug für Unternehmen, das sowohl die Zusammenarbeit als auch das Dokumentenmanagement erheblich erleichtert. Durch die Kombination von Teamseiten, Dokumentenbibliotheken, Workflows und Integration in Microsoft 365 können Unternehmen effizienter arbeiten und Informationsflüsse optimieren.

Eine sorgfältige Planung, klare Strukturierung und regelmäßige Schulungen sind entscheidend, um das volle Potenzial von SharePoint auszuschöpfen.

Mit der richtigen Einführung und Nutzung bietet SharePoint eine zukunftssichere Plattform, die den Anforderungen moderner Unternehmen gerecht wird.