Erfahren Sie, wie Sie in Windows 11/10 und SharePoint 2019 E-Mails bei Sites, Listen, Bibliotheken oder einzelnen Items teilen und welche Unterschiede dabei bestehen.
In modernen Arbeitsumgebungen spielt die effiziente Zusammenarbeit eine zentrale Rolle. SharePoint 2019 (SP 2019) bietet hierfür eine Vielzahl von Funktionen, darunter die Möglichkeit, Inhalte direkt per E-Mail zu teilen.
Ob es sich dabei um eine gesamte Site, eine Liste oder Bibliothek oder ein einzelnes Item handelt, jede Variante hat ihre spezifischen Eigenschaften, Vorteile und Einschränkungen. Dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über die Unterschiede beim Teilen von SharePoint-Inhalten per E-Mail unter Windows 10 und Windows 11.
Einführung in das Teilen von SharePoint-Inhalten
SharePoint 2019 ist eine Plattform für die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement, die Unternehmen eine zentrale Ablage für Daten, Dokumente und Workflows bietet. In der täglichen Arbeit entsteht häufig die Notwendigkeit, Inhalte schnell und sicher mit Kollegen oder externen Partnern zu teilen.
Das Teilen per E-Mail ist eine der einfachsten Methoden, um anderen Zugriff auf SharePoint-Ressourcen zu gewähren. Dabei wird in der Regel ein Link zum jeweiligen Inhalt versendet, der je nach Berechtigung entweder nur zum Anzeigen oder auch zum Bearbeiten berechtigt.
Bevor wir auf die spezifischen Unterschiede eingehen, ist es wichtig zu verstehen, dass SharePoint zwischen drei Hauptebenen des Teilens unterscheidet:
- Site – der gesamte Bereich einer SharePoint-Site.
- Liste oder Bibliothek – Sammlungen von Daten oder Dokumenten innerhalb einer Site.
- Item – einzelne Dokumente, Listeneinträge oder Dateien.
E-Mail bei Site teilen
Funktionsweise
Das Teilen einer gesamten SharePoint-Site per E-Mail bedeutet, dass der Empfänger Zugriff auf alle Inhalte der Site erhält, abhängig von den eingerichteten Berechtigungen.
- Link generieren: Sie können über die Schaltfläche „Teilen“ in der oberen rechten Ecke der Site einen Link erstellen.
- Zugriffsrechte: Sie können wählen, ob der Empfänger die Site nur anzeigen oder auch bearbeiten darf.
- Sicherheitsoptionen: Externe Freigabe kann aktiviert werden, sodass auch Personen außerhalb der Organisation Zugriff erhalten.
Vorteile
- Umfassender Zugriff: Der Empfänger kann auf alle Listen, Bibliotheken und Items innerhalb der Site zugreifen.
- Zentrale Verwaltung: Berechtigungen werden auf Site-Ebene vergeben und müssen nicht für jede Liste oder jedes Item separat eingestellt werden.
- Zeitersparnis: Ideal, wenn mehrere Inhalte gleichzeitig geteilt werden müssen.
Einschränkungen
- Sicherheitsrisiko: Ein versehentlicher Versand an die falsche Person gewährt Zugang zu allen Inhalten.
- Unübersichtlichkeit: Für neue Benutzer kann die Navigation in einer umfangreichen Site komplex sein.
- Externe Freigabe: Bei externen Empfängern kann zusätzliche Konfiguration erforderlich sein, wie z. B. Azure AD B2B oder Gastzugriff.
E-Mail bei Liste oder Bibliothek teilen
Funktionsweise
Das Teilen einer Liste oder Bibliothek beschränkt den Zugriff auf die gewählte Sammlung von Inhalten. Listen enthalten typischerweise strukturierte Daten (z. B. Aufgaben, Kontakte), während Bibliotheken Dokumente und Dateien speichern.
- Link erstellen: Klicken Sie auf „Teilen“ oder „Freigeben“ bei der gewünschten Liste oder Bibliothek.
- Berechtigungen: Es kann zwischen „Anzeigen“ und „Bearbeiten“ gewählt werden.
- Optionen für externe Nutzer: Auch hier kann ein Link für externe Benutzer erzeugt werden, sofern die Organisation dies zulässt.
Vorteile
- Gezielter Zugriff: Nur die ausgewählte Liste oder Bibliothek wird geteilt, nicht die gesamte Site.
- Flexibilität: Ideal, wenn bestimmte Teams Zugriff auf spezielle Inhalte benötigen.
- Einfaches Management: Berechtigungen sind leichter nachzuverfolgen und zu kontrollieren als auf Site-Ebene.
Einschränkungen
- Teilung einzelner Items: Wenn nur bestimmte Items innerhalb einer Liste oder Bibliothek geteilt werden sollen, ist eine zusätzliche Freigabe erforderlich.
- Komplexere Verwaltung: Bei mehreren Listen oder Bibliotheken muss jede separat verwaltet werden.
- Berechtigungsabhängigkeiten: Listen oder Bibliotheken erben standardmäßig Berechtigungen von der Site; individuelle Änderungen können zu Konflikten führen.
E-Mail bei Item teilen
Funktionsweise
Das Teilen eines einzelnen Items – sei es ein Dokument, ein Bild oder ein Listeneintrag – ist die feinste Granularität der Freigabe.
- Direktfreigabe: Wählen Sie das Item aus, klicken Sie auf „Teilen“ und geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
- Berechtigungen: Sie können genau bestimmen, ob der Empfänger das Item nur anzeigen oder bearbeiten darf.
- Ablaufdatum und Passwortschutz: Es besteht die Möglichkeit, Freigabelinks zeitlich zu begrenzen oder mit Passwortschutz zu versehen, besonders bei externen Empfängern.
Vorteile
- Maximale Kontrolle: Nur das spezifische Item wird geteilt, andere Inhalte bleiben geschützt.
- Sicherheitsbewusstsein: Reduziert das Risiko, vertrauliche Informationen versehentlich weiterzugeben.
- Flexibilität bei externen Partnern: Ideal, wenn nur ein Dokument mit einem Lieferanten oder Kunden geteilt werden soll.
Einschränkungen
- Mehr Aufwand bei mehreren Items: Wenn Sie mehrere Dokumente teilen möchten, muss jedes Item separat freigegeben werden.
- Link-Verwaltung: Bei vielen einzelnen Freigaben kann die Nachverfolgung von Berechtigungen komplex werden.
- Abhängigkeit von Listeneinstellungen: Wenn ein Item Berechtigungen von der übergeordneten Liste erbt, müssen Änderungen sorgfältig geplant werden.
Unterschiede im Überblick
| Aspekt | Site | Liste/Bibliothek | Item |
|---|---|---|---|
| Granularität | Hoch (komplette Site) | Mittel (Sammlung von Items) | Niedrig (einzelnes Element) |
| Freigabefokus | Alles auf der Site | Spezifische Sammlung | Einzelnes Dokument oder Listeneintrag |
| Berechtigungsmanagement | Einfach zentral | Mittlerer Aufwand | Hoher Aufwand bei vielen Items |
| Sicherheitsrisiko | Hoch bei falschem Empfänger | Mittel | Gering |
| Externe Freigabe | Möglich, erfordert Konfiguration | Möglich | Einfach möglich, inkl. Ablaufdatum/Passwort |
| Verwaltungsaufwand | Niedrig | Mittel | Hoch bei vielen Items |
Die Wahl der Freigabeebene hängt daher stark vom Anwendungsfall ab: Möchten Sie umfassenden Zugriff gewähren oder gezielt einzelne Informationen teilen?
Technische Voraussetzungen
Windows 10 und Windows 11
Die Freigabefunktionen von SharePoint 2019 sind sowohl unter Windows 10 als auch unter Windows 11 verfügbar, da sie webbasiert arbeiten. Unterschiede bestehen nur geringfügig bei der Browserunterstützung und Integration mit Outlook.
- Browser: Microsoft Edge, Chrome oder Firefox werden empfohlen.
- Outlook-Integration: Bei der Nutzung der „Per E-Mail senden“-Funktion können Outlook 2016, 2019 oder Office 365 genutzt werden.
- Active Directory: Benutzer müssen in der AD der Organisation registriert sein, um interne Freigaben zu nutzen.
SharePoint-Berechtigungen
SharePoint unterscheidet mehrere Berechtigungsstufen:
- Vollzugriff: Kann alles bearbeiten, einschließlich Berechtigungen.
- Bearbeiten: Kann Inhalte hinzufügen, ändern und löschen.
- Mitwirken: Kann Inhalte ändern, aber keine Berechtigungen vergeben.
- Anzeigen: Nur Lesezugriff.
Die korrekte Zuweisung dieser Berechtigungen ist entscheidend, um den Zugriff über E-Mail-Links sicher zu steuern.
Best Practices beim Teilen per E-Mail
Sicherheitsbewusstsein
- Minimalprinzip: Geben Sie nur so viel Zugriff wie nötig.
- Externe Links: Nutzen Sie Ablaufdaten und Passwortschutz.
- Überprüfung: Kontrollieren Sie regelmäßig, wer Zugriff auf welche Inhalte hat.
Effizienz
- Sammlungen teilen: Bei vielen Items ist das Teilen einer Liste oder Bibliothek oft effizienter als einzelner Items.
- Benachrichtigungen: Aktivieren Sie Warnungen, damit Änderungen an geteilten Inhalten nachvollzogen werden können.
- Vorlagen nutzen: Für wiederkehrende Freigaben können Standardberechtigungen in Listen oder Bibliotheken sinnvoll sein.
Benutzerfreundlichkeit
- Kurze Anleitungen: Empfänger sollten wissen, wie sie auf die Inhalte zugreifen.
- Links klar beschriften: Eindeutige Betreffzeilen und Hinweise im E-Mail-Text verhindern Verwirrung.
- Integration mit Teams: SharePoint-Links lassen sich direkt in Microsoft Teams einbinden, was die Zusammenarbeit erleichtert.
Fazit
Die Freigabe von SharePoint-Inhalten per E-Mail ist ein mächtiges Werkzeug, das bei richtiger Anwendung die Zusammenarbeit erheblich erleichtert. Die Unterschiede zwischen dem Teilen einer Site, einer Liste/Bibliothek oder eines Items liegen vor allem in der Granularität, der Sicherheit und dem Verwaltungsaufwand.
- Site teilen: Optimal für umfassende Zugriffe, jedoch höheres Sicherheitsrisiko.
- Liste/Bibliothek teilen: Geeignet für Teams, die nur bestimmte Sammlungen benötigen, mittleres Sicherheits- und Verwaltungsniveau.
- Item teilen: Ideal für gezielte, sichere Freigaben einzelner Inhalte, jedoch hoher Verwaltungsaufwand bei vielen Items.
Mit Bedacht gewählte Freigaben, die den Prinzipien von Sicherheit, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit folgen, stellen sicher, dass SharePoint 2019 seine Stärken in der modernen Zusammenarbeit voll ausspielen kann.
Unter Windows 10 und 11 funktionieren diese Mechanismen zuverlässig, solange die Berechtigungen korrekt verwaltet und externe Freigaben sicher konfiguriert sind.
Der Artikel umfasst sämtliche Aspekte, Unterschiede und Best Practices für das Teilen von SharePoint 2019-Inhalten per E-Mail und bietet Ihnen eine solide Grundlage für die sichere und effiziente Nutzung dieser Funktion.