Excel: Zelle färben/ändern nach Datum anderer Zelle – Microsoft

Erfahren Sie, wie Sie in Microsoft Excel Zellen automatisch nach dem Datum einer anderen Zelle färben und so Auswertungen übersichtlich gestalten können.

In Microsoft Excel lassen sich Zellen automatisch färben oder formatieren, sobald ein bestimmtes Datum in einer anderen Zelle erreicht, überschritten oder unterschritten wird. Mithilfe der bedingten Formatierung können Fristen, Termine und Deadlines übersichtlich visualisiert werden.

Dieser Artikel zeigt praxisnah, wie Sie Zellen abhängig vom Datum einer anderen Zelle ändern, typische Anwendungsfälle umsetzen und häufige Fehler vermeiden.

Warum Zellen nach Datum einer anderen Zelle formatieren?

Datumsabhängige Formatierungen gehören zu den häufigsten Automatisierungen in Excel. Sie sparen Zeit, reduzieren Fehler und verbessern die Übersichtlichkeit komplexer Tabellen.

Typische Einsatzbereiche sind:

• Fristen- und Terminüberwachung
• Projektmanagement und Aufgabenlisten
• Rechnungs- und Zahlungsüberwachung
• Personal- und Urlaubsplanung
• Lager- und Wartungsintervalle

Anstatt Daten manuell zu prüfen, übernimmt Excel die visuelle Hervorhebung automatisch.

Grundlagen: So arbeitet Excel mit Datumswerten

Bevor Sie mit der bedingten Formatierung beginnen, ist ein grundlegendes Verständnis wichtig.

Datumswerte sind Zahlen

Excel speichert Datumsangaben als fortlaufende Zahlen.
Beispiel:

• 01.01.1900 = 1
• 01.01.2025 = 45658

Dadurch können Datumswerte direkt verglichen werden.

Voraussetzung: Korrektes Datumsformat

Stellen Sie sicher, dass:

• Das Datum nicht als Text vorliegt
• Die Zelle ein gültiges Datumsformat besitzt
• Regionale Einstellungen (TT.MM.JJJJ oder MM/TT/JJJJ) korrekt sind

Ein häufiger Fehler ist ein scheinbares Datum, das intern als Text gespeichert wurde.

Was ist bedingte Formatierung in Excel?

Die bedingte Formatierung erlaubt es, Zellen automatisch zu ändern, wenn definierte Bedingungen erfüllt sind.

Mögliche Formatierungen:

• Hintergrundfarbe
• Schriftfarbe
• Schriftstil (fett, kursiv)
• Rahmen
• Symbole oder Datenbalken

Besonders leistungsfähig wird sie, wenn Formeln verwendet werden.

Zelle färben, wenn Datum einer anderen Zelle erreicht ist

Beispiel-Szenario

• Zelle A2 enthält ein Startdatum
• Zelle B2 soll sich einfärben, wenn dieses Datum erreicht oder überschritten ist

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Markieren Sie die Zelle B2
2. Klicken Sie auf Start → Bedingte Formatierung
3. Wählen Sie Neue Regel
4. Entscheiden Sie sich für Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden
5. Geben Sie folgende Formel ein:

=A2<=HEUTE

6. Klicken Sie auf Formatieren
7. Wählen Sie eine Hintergrundfarbe
8. Bestätigen Sie mit OK

Ergebnis:
Sobald das Datum in A2 heute oder in der Vergangenheit liegt, wird B2 automatisch formatiert.

Zelle färben, wenn ein Datum in der Zukunft liegt

Möchten Sie zukünftige Termine hervorheben, ändern Sie die Bedingung.

Formel:

=A2>HEUTE

Diese Regel ist ideal für:

• Anstehende Termine
• Offene Aufgaben
• Zukünftige Lieferungen

Mehrere Zellen gleichzeitig formatieren

Beispiel

• Spalte A enthält Datumswerte
• Spalte B enthält Status oder Beschreibung
• Jede Zeile soll abhängig vom Datum formatiert werden

Vorgehensweise

1. Markieren Sie den Bereich B2:B100
2. Neue bedingte Formatierungsregel
3. Formel:

=$A2<=HEUTE

Erklärung der Formel

• $A2 fixiert die Spalte
• Die Zeile bleibt variabel
• Excel prüft jede Zeile einzeln

Zelle färben bei Überschreitung einer Frist

Szenario

• A2: Fälligkeitsdatum
• B2: Zahlung offen
• Rot, wenn Frist überschritten

Formel:

=UND(A2<HEUTE;B2="offen")

Damit kombinieren Sie:

• Datumsprüfung
• Textbedingung

Unterschiedliche Farben für verschiedene Zeiträume

Ein sehr häufiger Wunsch ist eine gestaffelte Darstellung.

Beispiel:

• Grün: mehr als 14 Tage Zeit
• Gelb: weniger als 14 Tage
• Rot: Frist überschritten

Regeln in dieser Reihenfolge anlegen:

Regel 1 – Rot:

=A2<HEUTE

Regel 2 – Gelb:

=UND(A2>=HEUTE;A2<=HEUTE+14)

Regel 3 – Grün:

=A2>HEUTE+14

Aktivieren Sie bei Bedarf die Option „Stopp, wenn wahr“, um Überschneidungen zu vermeiden.

Zelle ändern statt nur färben

Neben Farben können Sie auch andere Formate einsetzen:

• Schriftfarbe ändern
• Text fett darstellen
• Rahmen anzeigen
• Zahlenformate wechseln

Beispiel: Schrift fett, wenn Datum erreicht

=A2<=HEUTE

Im Formatdialog aktivieren Sie Fett statt einer Hintergrundfarbe.

Ganze Zeilen nach Datum einer Zelle formatieren

Sehr beliebt bei Tabellen mit vielen Spalten.

Vorgehensweise

1. Markieren Sie z. B. A2:F100
2. Neue Regel mit Formel:

=$A2<=HEUTE

Die gesamte Zeile wird formatiert, sobald das Datum in Spalte A erreicht ist.

Dynamische Datumsberechnung mit ARBEITSTAG und NETTOARBEITSTAGE

Für berufliche Anwendungen sind reine Kalendertage oft ungeeignet.

Beispiel: Formatierung nach Arbeitstagen

=ARBEITSTAG(A2;5)<=HEUTE

Damit können Sie:

• Karenzzeiten
• Reaktionsfristen
• Service-Level-Zeiten abbilden

Feiertage lassen sich zusätzlich einbinden.

Häufige Fehler und deren Lösungen

Bedingte Formatierung greift nicht

Ursachen:

• Datum ist Text
• Falsche Zellbezüge
• Falsches Datumsformat

Lösung:
Mit =ISTZAHL(A2) prüfen, ob Excel das Datum korrekt erkennt.

HEUTE aktualisiert sich nicht

Excel aktualisiert HEUTE:

• Beim Öffnen der Datei
• Bei Neuberechnung (F9)

Stellen Sie sicher, dass die automatische Berechnung aktiviert ist.

Regionale Trennzeichen

Je nach Excel-Version:

• Deutsch: Semikolon ;
• Englisch: Komma ,

Beispiel:

=UND(A2<HEUTE;B2="offen")

Bedingte Formatierung mit festem Vergleichsdatum

Manchmal soll ein fixes Datum verwendet werden.

Beispiel:

=A2<=$D$1

So können Sie:

• Stichtage zentral ändern
• Simulationen durchführen
• Berichte automatisieren

Kombination mit Dropdowns und Statusfeldern

Besonders leistungsfähig wird Excel durch Kombination mehrerer Funktionen.

Beispiel:

• A2: Datum
• B2: Status (Dropdown)
• C2: Automatische Formatierung

=UND(A2<=HEUTE;B2="In Bearbeitung")

Performance-Tipps bei großen Tabellen

Bei sehr großen Datenmengen sollten Sie beachten:

• Nicht unnötig viele Regeln erstellen
• Große Bereiche vermeiden
• Feste Datumswerte statt HEUTE bei Archivdaten nutzen
• Bedingte Formatierungen regelmäßig überprüfen

Praxisbeispiel: Aufgabenliste mit Ampelsystem

Aufbau

Aufgabe	Fällig am	Status
Bericht	10.12.2025	Offen

Regeln:

• Rot: überfällig
• Gelb: heute oder morgen
• Grün: später

Diese Struktur ist ideal für Projektsteuerung und To-do-Listen.

Fazit

Die bedingte Formatierung nach Datum einer anderen Zelle gehört zu den wirkungsvollsten Funktionen in Microsoft Excel. Mit einfachen Formeln lassen sich komplexe Regeln umsetzen, die Tabellen automatisch aktuell halten.

Ob Fristenüberwachung, Projektmanagement oder Controlling – korrekt eingesetzte Datumslogik spart Zeit, erhöht die Übersicht und reduziert Fehler. Wer die Grundlagen beherrscht, kann Excel deutlich effizienter nutzen.