Erfahren Sie, ob Vereine Microsoft 365 oder Office-Dauerlizenzen kostenlos oder vergünstigt erhalten können und welche Förderprogramme aktuell verfügbar sind.
Viele Vereine fragen sich, ob Microsoft 365 oder eine Office-Dauerlizenz kostenlos zu bekommen ist – und welche vergünstigten Wege es gibt.
Dieser Leitfaden zeigt, welche Nonprofit-Angebote Microsoft aktuell bietet, was sich seit Juli 2025 geändert hat, wie Stifter-helfen/TechSoup bei der Beschaffung hilft und wann sich Abo oder Dauerlizenz lohnt. Mit Checkliste, Praxis-Tipps und typischen Stolperfallen für gemeinnützige Vereine.
Warum „kostenlos“ fast immer ein Missverständnis ist
Wenn von „kostenlosem Office“ die Rede ist, werden oft drei Dinge durcheinandergebracht:
- Kostenlose Cloud-Lizenzen (Zuschüsse/Grants) für Microsoft-365-Abos
- Vergünstigte Abos für berechtigte Nonprofit-Organisationen
- Office-Dauerlizenzen (perpetual) als Einmalkauf, meist ebenfalls vergünstigt, aber selten komplett gratis
Wichtig ist: Eine „Dauerlizenz“ bedeutet zwar kein Abo, aber nicht automatisch kostenlos. In der Praxis erhalten Vereine Dauerlizenzen häufig über Nonprofit-Programme als stark vergünstigte Volumenlizenz – oft mit einer Bearbeitungsgebühr oder zu Sonderkonditionen über Partnerportale.
Begriffe, die Sie sicher unterscheiden sollten
Microsoft 365 (Abo)
Microsoft 365 ist ein Abonnement: Sie zahlen pro Nutzer und Zeitraum (monatlich/jährlich) und erhalten dafür laufend aktualisierte Apps und Dienste (z. B. Exchange/Outlook-Postfächer, Teams, SharePoint, OneDrive, Sicherheitsfunktionen – je nach Plan). Microsoft vermarktet dafür spezielle Nonprofit-Pläne und Rabatte.
Office-Dauerlizenz (Einmalkauf)
Eine Office-Dauerlizenz (z. B. Office LTSC/Office Standard) wird einmalig gekauft und darf zeitlich unbefristet genutzt werden – ohne laufende Abo-Kosten. Dafür bekommen Sie in der Regel keine Funktions-Upgrades auf künftige Hauptversionen; Sicherheitsupdates gibt es im Rahmen der jeweiligen Supportzeiträume.
„LTSC“ (Long-Term Servicing Channel)
LTSC steht für eine Office-Variante, die auf Stabilität und langfristige Nutzung ausgelegt ist. Sie ist typisch für Volumenlizenz-Szenarien (z. B. Verwaltung, Geräte ohne ständige Cloud-Anbindung, feste PC-Arbeitsplätze).
Welche kostenlosen und vergünstigten Optionen es für Vereine gibt
) Microsoft 365 für Nonprofits: Zuschüsse und Rabatte
Microsoft bietet berechtigten Nonprofits Zuschüsse (Grants) und vergünstigte Abos. Grundlage ist immer eine Berechtigungsprüfung und Validierung.
Was sich seit Juli 2025 geändert hat
Ein zentraler Punkt für Vereine: Microsoft hat die gespendeten (donated) Lizenzen für bestimmte Pläne eingestellt bzw. auslaufen lassen – insbesondere Microsoft 365 Business Premium (Grant) und Office 365 E1 (Grant). Das gilt ab 1. Juli 2025 im Rahmen der angekündigten Umstellung.
Das heißt nicht, dass es keine Nonprofit-Vorteile mehr gibt – aber die „klassischen“ kostenlosen Premium-Grants sind nicht mehr der Standardweg.
Was es weiterhin gibt
Microsoft kommuniziert weiterhin Zuschüsse und Rabatte für Nonprofits und verweist auf entsprechende Pläne/Preise und die Eligibility-Prüfung.
Außerdem wird in der Nonprofit-Landschaft (u. a. über TechSoup) beschrieben, dass bestimmte Pläne als Discount verfügbar bleiben, auch wenn die donated Varianten entfallen sind.
Praxisfazit: Wenn Ihr Verein bisher „kostenlose“ Business-Premium- oder E1-Grants nutzte, sollten Sie Ihre Verlängerungen und den Lizenzstatus aktiv prüfen und rechtzeitig auf ein neues, passendes Modell umstellen.
) Office-Dauerlizenz für Vereine: meist über Stifter-helfen/TechSoup
Wenn Sie explizit eine Dauerlizenz wollen (Einmalkauf), führt der Weg für gemeinnützige Organisationen in Deutschland häufig über Stifter-helfen (TechSoup-Netzwerk). Dort werden Office-Produkte als Office Standard (LTSC) in Varianten mit/ohne Software Assurance angeboten.
Typische Merkmale solcher Angebote:
- Zeitlich unbefristetes Nutzungsrecht (kein Abo)
- Volumenlizenz-Charakter (für Organisationen, nicht Einzelhandel)
- Häufig Förderkriterien und Mengenlimits (z. B. maximale Anzahl pro Förderzeitraum)
Wichtig: „Spendenlizenz“ bedeutet in diesem Kontext oft: stark vergünstigt, aber nicht zwingend „0 Euro“.
) TechSoup direkt: Dauerlizenzen und Cloud-Abos (international)
Auch TechSoup selbst beschreibt, dass berechtigte Organisationen über TechSoup donated und discounted Microsoft-Angebote beziehen können – sowohl Cloud-Abos als auch „perpetually licensed products“.
Für deutsche Vereine ist die lokale Abwicklung typischerweise über Stifter-helfen relevant, aber die Mechanik (Validierung, Lizenzbereitstellung, Limits) ist vergleichbar.
Für wen eignet sich welche Variante?
Wann Microsoft 365 (Abo) sinnvoller ist
Ein Microsoft-365-Abo lohnt sich besonders, wenn Sie:
- E-Mail-Postfächer mit eigener Domain benötigen (z. B. (mailto:vorstand@verein.de))
- Teams/Online-Meetings regelmäßig nutzen
- Dateien zentral über SharePoint/OneDrive bearbeiten wollen
- Sicherheitsfunktionen und Geräteverwaltung brauchen (je nach Plan)
- mehrere Geräte pro Nutzer abdecken wollen (Office-Apps auf PC/Mac/Mobil)
Gerade für verteilte Vorstände und Arbeitsgruppen ist die Cloud oft die einfachste Lösung.
Wann eine Office-Dauerlizenz (LTSC) sinnvoller ist
Eine Dauerlizenz kann passen, wenn:
- Sie feste Büro-PCs im Vereinsheim haben und dort Office stabil laufen soll
- Ihr Verein möglichst keine laufenden Kosten möchte
- Sie selten Funktions-Neuerungen brauchen und mit einer Version „stehen bleiben“ können
- Ihre IT-Umgebung bewusst „offline-nah“ ist oder Cloud nur eingeschränkt nutzen darf
Aber: Eine Dauerlizenz ersetzt nicht automatisch Dinge wie Vereins-E-Mail oder Team-Arbeitsräume. Dafür bräuchten Sie zusätzliche Lösungen (Microsoft 365 oder andere Anbieter).
Voraussetzungen: Wann gilt ein Verein als „berechtigt“?
Microsoft knüpft Nonprofit-Vorteile an eine formale Berechtigung. Microsoft stellt dafür eine Eligibility-Seite und einen Pre-Check bereit und beschreibt, dass Organisationen geprüft/validiert werden.
Typisch (und in der Praxis entscheidend) sind:
- Gemeinnützigkeit bzw. Nonprofit-Status nach nationalem Recht
- eine Organisation, deren Zweck dem Gemeinwohl dient
- erfolgreiche Validierung über den vorgesehenen Prozess im Nonprofit-Portal
Für Deutschland heißt das in der Regel: Ein „Verein e. V.“ allein genügt nicht automatisch – relevant ist meist der anerkannte gemeinnützige Status (z. B. Nachweise wie Bescheide/Bestätigungen im Validierungsprozess).
Schritt-für-Schritt: So kommen Sie als Verein an die passenden Lizenzen
Schritt 1: Bedarf sauber klären
Beantworten Sie zuerst intern:
- Brauchen Sie E-Mail und Zusammenarbeit (Teams/SharePoint)?
- Wie viele Personen brauchen Office wirklich – und auf wie vielen Geräten?
- Reicht Web-Office, oder brauchen Sie die Desktop-Apps?
- Gibt es PCs im Vereinsheim (Geräte-Lizenzen) oder nur private Geräte (Nutzer-Lizenzen)?
Schritt 2: Berechtigung prüfen und Nonprofit-Status validieren
Starten Sie mit dem Eligibility-Check und folgen Sie dem Registrierungs-/Validierungsprozess für Nonprofits. Microsoft beschreibt dafür die grundlegenden Schritte im Nonprofit-Kontext.
Schritt 3: Den richtigen Beschaffungsweg wählen
Weg A: Microsoft 365 Nonprofit-Pläne direkt
Nach erfolgreicher Validierung können Sie im Nonprofit-Kontext die passenden Microsoft-365-Pläne auswählen (vergünstigt/je nach aktueller Grant-Lage). Plan- und Preisübersichten stellt Microsoft bereit.
Weg B: Office-Dauerlizenz (LTSC) über Stifter-helfen
Wenn Sie eine Dauerlizenz möchten, sind Angebote wie Office Standard (LTSC) über Stifter-helfen ein typischer Weg.
Achten Sie dabei genau auf:
- „mit Software Assurance“ vs. „ohne“ (unterschiedliche Rechte/Upgrade-Regeln)
- Förderkriterien und mögliche Mengenlimits
- welche Apps enthalten sind (z. B. Standard vs. Professional Plus)
Schritt 4: Lizenzzuordnung und Compliance sauber dokumentieren
Gerade im Verein wechselt Verantwortung (Vorstandswahl). Halten Sie deshalb schriftlich fest:
- Wer ist Lizenzinhaber (Verein) und wer ist Nutzer?
- Auf welchen Geräten ist Office installiert?
- Welche Konten gehören dem Verein (Admin-Konten, zentrale Postfächer)?
Das schützt vor Chaos beim Vorstandswechsel.
Typische Stolperfallen in Vereinen
„Wir wollen nur Word und Excel – Teams brauchen wir nicht“
Viele Vereine starten so – und stellen später fest, dass E-Mail, Dateiablage, gemeinsame Kalender und Online-Besprechungen den Alltag massiv vereinfachen. Wenn Sie nur Dauerlizenzen kaufen, müssen Sie diese Bausteine separat lösen.
„Dauerlizenz“ wird mit „immer aktuell“ verwechselt
Eine Dauerlizenz bleibt funktional auf ihrem Stand. Das ist gewollt, kann aber nach einigen Jahren zu Kompatibilitäts- und Support-Themen führen.
Förderlimits übersehen
Nonprofit-Portale arbeiten oft mit Förderzeiträumen und Limits (z. B. pro Produktkategorie). Prüfen Sie diese Regeln, bevor Sie Ihre Ausstattung planen.
Änderungen bei Grants nicht mitbekommen
Die Umstellung ab Juli 2025 (Entfall donated Business Premium/E1) zeigt: Nonprofit-Programme können sich ändern. Prüfen Sie mindestens jährlich Ihre Verlängerungen und kündigen/wechseln Sie rechtzeitig, damit keine ungeplanten Kosten entstehen.
Konkrete Entscheidungshilfe: Drei typische Vereins-Szenarien
Szenario 1: Kleiner Sportverein, 3–5 Vorstandsmitglieder, wenig IT
- Empfehlung: Microsoft 365 (weil E-Mail/Dateien/Kalender entscheidend sind)
- Office-Desktop nur, wenn wirklich nötig (sonst Web-Apps)
- Dauerlizenz nur dann, wenn Sie ausschließlich lokale PCs nutzen und Cloud vermeiden wollen
Szenario 2: Kulturverein mit Vereinsheim-PC, Kasse/Buchhaltung vor Ort
- Empfehlung: Office-Dauerlizenz (LTSC) für den festen PC
- plus ggf. günstige Cloud-Lösung für E-Mail/Dateien (wenn benötigt)
- Vorteil: planbare Einmalkosten am Vereinsheim-Rechner
Szenario 3: Sozialverein mit vielen Helfern und sensiblen Daten
- Empfehlung: Microsoft 365 mit Fokus auf Sicherheit und Verwaltung
- Klare Rollen (Admin, Vorstand, Fachbereiche)
- Saubere Benutzerverwaltung und Datenzugriffe
Häufige Fragen
Gibt es Office-Dauerlizenzen für Vereine wirklich kostenlos?
In der Praxis: selten bis nahezu nie als „0 Euro“. Häufig erhalten Sie über Nonprofit-Programme starke Rabatte oder „Spendenlizenzen“ mit Gebühren/Sonderkonditionen. Für komplett kostenlose Office-Nutzung sind eher Web-Alternativen oder zeitlich begrenzte Aktionen realistisch als eine echte Dauerlizenz.
Können alle Vereinsmitglieder die Lizenzen nutzen?
Nonprofit-Lizenzen sind in der Regel an die Organisation und definierte Nutzergruppen gebunden (z. B. Mitarbeiter/Verantwortliche, nicht „beliebig jedes Mitglied“). Prüfen Sie die jeweiligen Lizenzbedingungen und die Regeln im Nonprofit-Portal.
Was ist der schnellste Weg für einen gemeinnützigen Verein in Deutschland?
Oft: Nonprofit-Status validieren und dann je nach Bedarf entweder Microsoft 365 (Rabatte/Zuschüsse) oder eine Office-LTSC-Dauerlizenz über Stifter-helfen beschaffen.
Checkliste: So treffen Sie in 30 Minuten eine saubere Entscheidung
- Brauchen Sie Vereins-E-Mail mit Domain?
- Brauchen Sie Teams/Online-Meetings oder gemeinsame Dateiablage?
- Haben Sie feste Vereins-PCs, die langfristig „gleich“ bleiben sollen?
- Ist ein Abo-Budget dauerhaft tragbar, oder müssen Kosten einmalig sein?
- Haben Sie den Nonprofit-Status geprüft und die Validierung gestartet?
- Haben Sie Lizenzverwaltung und Dokumentation für den nächsten Vorstandswechsel geplant?
Fazit
Für Vereine gibt es sehr gute Wege zu vergünstigten Microsoft-365-Abos und zu Office-Dauerlizenzen (LTSC) – aber „kostenlos“ ist heute meist auf bestimmte Cloud-Grants begrenzt und diese haben sich seit Juli 2025 spürbar verändert.
Wenn Sie Zusammenarbeit, E-Mail und modernes Arbeiten wollen, ist Microsoft 365 oft der pragmatischste Weg.
Wenn Sie vor allem einen stabilen Office-PC im Vereinsheim versorgen möchten, ist eine LTSC-Dauerlizenz über Stifter-helfen/TechSoup häufig die passendere, planbarere Lösung.