DATEV-Konto erstellen und nutzen: So richten Sie Ihr Konto sicher ein, verwalten Zugänge und nutzen DATEV-Software, SmartCard und alle Funktionen optimal.
Das DATEV-Konto ist Ihr persönlicher digitaler Identitätsnachweis für alle DATEV-Cloud-Anwendungen. Deshalb benötigen Steuerberater, Arbeitnehmer und Unternehmer gleichermaßen ein solches Konto.
In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie ein DATEV-Konto erstellen, sicher einrichten und dauerhaft nutzen – inklusive Zwei-Faktor-Authentifizierung, SmartLogin-Verknüpfung und empfohlenen Vorgehensweisen für maximale Datensicherheit.
Was ist das DATEV-Konto und warum brauchen Sie es?
Das DATEV-Konto dient als persönlicher Identitätsnachweis bei DATEV und wird vom Anwender selbst registriert und verwaltet. Außerdem ist es der zentrale Zugangspunkt zu allen neuen und zukünftigen DATEV-Cloud-Anwendungen. Wer also künftig DATEV Arbeitnehmer online, DATEV Unternehmen online, DATEV Meine Steuern, DATEVasp, DATEV-SmartIT oder ähnliche Dienste nutzen möchte, kommt am DATEV-Konto nicht vorbei.
Das Anmeldeverfahren taucht immer häufiger zur Anmeldung bei neuen Cloud-Anwendungen auf. Alle zukünftigen Online-Lösungen von DATEV werden über ein DATEV-Konto zugänglich sein. Zudem wird das bisherige DATEV-Benutzerkonto schrittweise abgelöst. Das DATEV-Benutzerkonto wird zukünftig durch das DATEV-Konto ersetzt, wobei der genaue Zeitpunkt noch nicht endgültig feststeht. Mittelfristig werden auch alle Bestandsanwendungen auf die Authentifizierung per DATEV-Konto umgestellt.
Kurz gesagt: Das DATEV-Konto ist vergleichbar mit einem Microsoft-Konto – einfach selbst erstellt, zentral verwaltet und für viele Dienste gleichzeitig gültig. Wer jetzt handelt, ist also für alle kommenden Änderungen bestens vorbereitet.
Voraussetzungen für die Kontoerstellung
Bevor Sie mit der Registrierung beginnen, sollten Sie folgende Dinge bereithalten:
- Eine gültige, persönliche E-Mail-Adresse (keine Sammelpostfächer)
- Ihren Vor- und Nachnamen
- Ein sicheres Passwort
- Optional: Ihr Smartphone für die spätere Zwei-Faktor-Authentifizierung
Außerdem ist wichtig zu wissen: Jede Person mit SmartCard oder SmartLogin muss den DATEV-Konto-Assistenten einmalig selbst durchlaufen. Es ist nicht nötig, das für jede Anmeldung oder Cloud-Anwendung zu wiederholen. Deshalb lohnt es sich, gleich beim ersten Mal alles korrekt einzurichten.
DATEV-Konto erstellen: Die Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Registrierungsseite aufrufen
Rufen Sie die offizielle Registrierungsseite von DATEV auf. Diese finden Sie unter www.datev.de im Bereich „Anmeldeverfahren bei DATEV“ → „DATEV-Konto“. Alternativ gelangen Sie direkt dorthin, wenn Sie eine DATEV-Cloud-Anwendung öffnen, die das DATEV-Konto voraussetzt – zum Beispiel beim ersten Aufruf von DATEV Arbeitnehmer online oder DATEV Meine Steuern.
Schritt 2: Persönliche Daten eingeben
Registrieren Sie sich mit Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort. Sobald die E-Mail-Adresse bestätigt wurde, ist das Konto erstellt und Sie können sich anmelden. Geben Sie deshalb unbedingt eine E-Mail-Adresse an, auf die Sie regelmäßig Zugriff haben. Außerdem gilt: Wählen Sie ein starkes Passwort mit mindestens 12 Zeichen, Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen sowie Sonderzeichen.
Schritt 3: E-Mail-Adresse bestätigen
Nach der Eingabe Ihrer Daten erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail von DATEV. Klicken Sie darin auf den Bestätigungslink. Erst dann ist Ihr DATEV-Konto vollständig aktiviert. Prüfen Sie dabei auch Ihren Spam-Ordner, falls die E-Mail nicht sofort in Ihrem Posteingang erscheint.
Schritt 4: Erstes Einloggen und Kontoverwaltung
Nach der Bestätigung können Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort sofort einloggen. In der Kontoverwaltung können Sie Ihren Namen, die zur Anmeldung verwendete E-Mail-Adresse und das Passwort jederzeit ändern. Zudem empfiehlt es sich, direkt im Anschluss die Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten – dazu mehr im nächsten Abschnitt.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren: So schützen Sie Ihr Konto
Ein einfaches Passwort bietet heute keinen ausreichenden Schutz mehr. Deshalb empfiehlt DATEV ausdrücklich, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zu aktivieren. Ein Passwort allein reicht heute nicht mehr aus, um persönliche Daten ausreichend zu schützen. Hacker und Cyberkriminelle nutzen Phishing-Mails, Schadsoftware und Passwortdatenbanken, um Zugang zu Onlinekonten zu erlangen.
Was ist TOTP und wie funktioniert es?
TOTP steht für Time-Based One-Time Password – also ein zeitbasiertes Einmalpasswort. Der TOTP-Authenticator zeigt einen 6-stelligen Code an, der alle 30 Sekunden aktualisiert wird. Geben Sie den Code in das Eingabefeld bei DATEV ein. Ist der Code korrekt, werden Sie erfolgreich mit Ihrem DATEV-Konto verbunden. Außerdem gilt: Selbst wenn Ihr Passwort in falsche Hände gerät, ist der Zugang ohne den Authenticator-Code nicht möglich.
TOTP-Authenticator einrichten – empfohlene Vorgehensweise
Für die Einrichtung empfehlen wir folgende App: Microsoft Authenticator (kostenlos für Android und iOS) oder Google Authenticator (ebenfalls kostenlos). Alternativ eignet sich auch Authy von Twilio. So gehen Sie vor:
- Öffnen Sie die Kontoverwaltung Ihres DATEV-Kontos.
- Navigieren Sie zu „Sicherheit“ und wählen Sie „Zweiten Faktor hinzufügen“.
- Dort wird Ihnen ein QR-Code angezeigt.
- Öffnen Sie Ihre Authenticator-App und scannen Sie den QR-Code.
- Geben Sie den angezeigten 6-stelligen Code zur Bestätigung ein.
- Speichern Sie zudem die angezeigten Backup-Codes an einem sicheren Ort.
Außerdem ist die 2FA für bestimmte Anwendungen sogar Pflicht: Für die Anwendung „Arbeitnehmer online“ ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung zwingend erforderlich.
Hardware-Alternativen für erhöhte Sicherheit
Besonders sicherheitsbewusste Nutzer oder Unternehmen mit erhöhten Compliance-Anforderungen setzen auf physische Geräte wie den REINER SCT Authenticator, den kompakten Authenticator mini oder das vielseitige tanJack deluxe. Diese Geräte generieren Einmalpasswörter unabhängig vom Smartphone, sind manipulationssicher und ideal für sensible Einsatzbereiche. Deshalb lohnen sich solche Hardware-Lösungen besonders für Steuerberater und Kanzleien.
DATEV-Konto mit SmartCard und SmartLogin verknüpfen
Wer bereits mit einer DATEV SmartCard oder dem DATEV SmartLogin arbeitet, muss diese Anmeldeverfahren mit dem neuen DATEV-Konto verknüpfen. Mithilfe des DATEV-Konto-Assistenten können Sie Ihre Anmeldeverfahren (SmartCard, SmartLogin) mit Ihrem persönlichen DATEV-Konto verknüpfen. Falls Sie noch kein persönliches DATEV-Konto haben, können Sie es im DATEV-Konto-Assistenten anlegen.
Was ist der DATEV-Konto-Assistent?
Der DATEV-Konto-Assistent bietet den einfachsten Weg zum eigenen DATEV-Konto und wird früher oder später von jedem Anwender einmal durchlaufen. Zudem ist er direkt in den DATEV-Programmen integriert, sodass Sie ihn ohne separate Installation nutzen können.
DATEV SmartLogin einrichten: Anleitung
Der DATEV SmartLogin ist eine kostenlose App für iOS und Android, die als zweiter Sicherheitsfaktor dient. Der DATEV SmartLogin ist eine App, die als Zugangsschlüssel für verschiedene DATEV-Programme dient. Diese App ermöglicht eine sichere 2-Faktor-Authentifizierung, die für den Zugang zu DATEV Unternehmen online und DATEV Meine Steuern erforderlich ist.
So richten Sie den DATEV SmartLogin ein:
- SmartLogin bestellen: Bestellen Sie den DATEV SmartLogin kostenlos im DATEV Shop (shop.datev.de).
- Registrierungsbrief abwarten: Nach der Bestellung erhalten Sie einen Registrierungsbrief per Post. Dieser enthält wichtige Informationen sowie einen QR-Code, den Sie zur Einrichtung benötigen.
- App installieren: Laden Sie die DATEV SmartLogin App aus dem Apple App Store oder dem Google Play Store herunter.
- QR-Code scannen: Öffnen Sie die App, akzeptieren Sie die Sicherheitshinweise und scannen Sie den QR-Code aus dem Registrierungsbrief.
- Passwort festlegen: Um Ihren SmartLogin optimal zu schützen, werden Sie aufgefordert, ein Passwort festzulegen.
- E-Mail bestätigen: Klicken Sie anschließend auf den Bestätigungslink in der E-Mail, die Sie erhalten.
- Touch ID/Face ID aktivieren: Wenn Ihr Gerät diese Funktionen unterstützt, können Sie Touch ID oder Face ID aktivieren, um den Zugriff noch sicherer und bequemer zu gestalten.
Außerdem gilt ein wichtiger Hinweis: Die SmartLogin App kann nur einmal pro Gerät installiert werden. Im Falle eines weiteren Bedarfs müssen Sie einen weiteren DATEV SmartLogin bestellen. Deshalb sollten Sie bei einem Gerätewechsel unbedingt frühzeitig aktiv werden.
Welche Plattformen und Anwendungen nutzen das DATEV-Konto?
Das DATEV-Konto ist mittlerweile der einheitliche Anmeldestandard für zahlreiche Anwendungen. Deshalb lohnt es sich, einen Überblick zu behalten:
DATEV Arbeitnehmer online ermöglicht Arbeitnehmern den digitalen Abruf von Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsnachweisen. Zusätzlich ist hier die 2FA mit TOTP verpflichtend.
DATEV Unternehmen online ist eine Plattform für die digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und ihrer Steuerberatungskanzlei. Außerdem ermöglicht sie die direkte digitale Belegübergabe.
DATEV Meine Steuern ist der digitale Kommunikationskanal zwischen Mandant und Steuerberater. Zudem können dort Steuerdaten und Dokumente sicher ausgetauscht werden.
DATEVasp ist eine Cloud-Lösung für das vollständige Outsourcing der IT-Infrastruktur. Ab dem 31.03.2026 ist die Anmeldung am DATEVasp-Serviceportal ohne DATEV-Konto nicht mehr möglich. In der zweiten Jahreshälfte 2026 wird auch die Anmeldung an DATEVasp selbst auf das DATEV-Konto umgestellt.
DATEV-SmartIT ist ebenso eine Cloud-Lösung mit IT-Managed-Service-Charakter. Ab dem 31.03.2026 ist die Anmeldung am DATEV-SmartIT-Serviceportal ohne DATEV-Konto ebenfalls nicht mehr möglich.
DATEV Lernplattform online sowie der DATEV Shop setzen weiterhin auf das bisherige DATEV-Benutzerkonto, werden jedoch mittelfristig ebenfalls auf das DATEV-Konto umgestellt.
Das DATEV-Konto im Kanzleialltag: Nutzung für Steuerberater und Mitarbeiter
Für Steuerberatungskanzleien ist das DATEV-Konto besonders relevant, da jeder Mitarbeiter ein eigenes persönliches Konto benötigt. Das DATEV-Konto ist Ihr persönlicher Identitätsnachweis bei DATEV. Es ermöglicht eine sichere und einheitliche Anmeldung im DATEV-Rechenzentrum. Deshalb ist eine gemeinsame Nutzung eines Kontos durch mehrere Personen ausdrücklich nicht vorgesehen.
Empfohlene Vorgehensweisen für Kanzleien
Damit die Umstellung reibungslos gelingt, empfiehlt DATEV folgende Maßnahmen für Kanzleien:
Frühzeitig informieren: Teilen Sie Ihren Mitarbeitern rechtzeitig mit, dass jeder ein eigenes DATEV-Konto anlegen muss. DATEV stellt zudem Musteranschreiben zur Verfügung, die Sie für die interne Kommunikation nutzen können – zu finden im DATEV Hilfe-Center unter Dok.-Nr. 1048901.
Konto-Assistenten nutzen: Als DATEV-Anwender werden Sie früher oder später ein DATEV-Konto benötigen. DATEV empfiehlt: Legen Sie rechtzeitig ein DATEV-Konto an und verknüpfen Sie es mit Ihren vorhandenen Anmeldeverfahren.
Schulungen durchführen: Besonders für ältere Mitarbeiter ist es sinnvoll, kurze interne Schulungen zur Kontoerstellung und Nutzung anzubieten. Außerdem hilft eine schriftliche Kurzanleitung, die die wichtigsten Schritte zusammenfasst.
Notfallplan für SmartCard/SmartLogin-Verlust: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter ihre PUK aus dem Registrierungsbrief sicher aufbewahren. Das Self-Service-Portal ermöglicht es Nutzern, den eigenen SmartLogin jederzeit selbstständig zu sperren – ohne auf die Hilfe eines Administrators angewiesen zu sein.
Passwort vergessen oder Konto gesperrt: Was tun?
Kommt es vor, dass Sie Ihr Passwort vergessen haben, ist das kein Problem. Wenn Sie das Passwort vergessen haben oder es nicht mehr funktioniert, können Sie es über „Passwort vergessen“ zurücksetzen. Außerdem ist dieser Prozess vollständig selbstständig und ohne Kontakt zum Support durchführbar.
Falls Ihr SmartLogin verloren geht oder Sie vermuten, dass er kompromittiert wurde, handeln Sie sofort. Anwender, die vermuten, dass ihr SmartLogin kompromittiert wurde, sperren ihn mithilfe der PUK aus dem Registrierungsbrief über das Self-Service-Portal. Deshalb ist es unbedingt ratsam, die PUK sicher aufzubewahren – zum Beispiel in einem Passwort-Manager wie Bitwarden (kostenlos und Open Source) oder 1Password (kostenpflichtig, aber sehr komfortabel).
Sicherheit beim DATEV-Konto: Was Sie unbedingt beachten sollten
Die Sicherheit Ihrer Daten steht bei DATEV an erster Stelle. Deshalb gelten folgende Grundregeln, die Sie dauerhaft einhalten sollten:
Starkes, einzigartiges Passwort verwenden: Nutzen Sie für Ihr DATEV-Konto kein Passwort, das Sie auch anderswo verwenden. Außerdem empfiehlt sich die Nutzung eines Passwort-Managers, um sich komplexe Passwörter merken zu können.
Zwei-Faktor-Authentifizierung immer aktivieren: Auch wenn die 2FA nicht überall verpflichtend ist, sollten Sie sie grundsätzlich aktivieren. Zudem schützt sie Sie zuverlässig, selbst wenn Ihr Passwort in fremde Hände gelangt.
E-Mail-Adresse aktuell halten: Da die E-Mail-Adresse als primäres Kommunikationsmittel dient, ist es wichtig, dass diese stets aktuell ist. In der Kontoverwaltung können Sie die zur Anmeldung verwendete E-Mail-Adresse jederzeit ändern.
Phishing erkennen: Seien Sie vorsichtig bei E-Mails, die angeblich von DATEV stammen und Sie zur Eingabe Ihrer Zugangsdaten auf einer externen Website auffordern. Deshalb rufen Sie den DATEV-Login immer direkt über www.datev.de auf – niemals über Links in E-Mails.
Abmelden nicht vergessen: Besonders auf gemeinsam genutzten Geräten ist es wichtig, sich nach der Nutzung einer DATEV-Cloud-Anwendung ordentlich abzumelden. DATEV stellt dazu zudem Hinweise im Hilfe-Center bereit.
DATEV-Konto und Datenschutz: DSGVO-konform arbeiten
Die Plattform erfüllt moderne Datenschutzstandards durch verschlüsselte Übertragung und Zugriffskontrolle. Außerdem ist DATEV als eingetragene Genossenschaft eine der wenigen großen IT-Anbieter, die ausschließlich in Deutschland ansässig sind und ihre Daten in deutschen Rechenzentren verarbeiten. Das bietet Steuerberatern und Mandanten gleichermaßen ein hohes Maß an Rechtssicherheit bezüglich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Deshalb ist das DATEV-Konto in Kombination mit einer starken Authentifizierung eine der sichersten Lösungen für die digitale Zusammenarbeit im steuerlichen Umfeld.
Häufige Fehler beim Erstellen eines DATEV-Kontos – und wie Sie sie vermeiden
Fehler 1 – Sammel-E-Mail-Adresse verwenden: Viele Nutzer tragen eine allgemeine Kanzlei-E-Mail-Adresse wie „info@kanzlei.de“ ein. Das ist jedoch falsch, da das DATEV-Konto eine persönliche Identität darstellt und daher eine individuelle E-Mail-Adresse erfordert.
Fehler 2 – Konto-Assistenten nicht durchlaufen: Wer lediglich das Konto erstellt, aber den DATEV-Konto-Assistenten nicht nutzt, kann seine bestehenden Anmeldeverfahren nicht verknüpfen. Deshalb sollten Sie den Assistenten direkt nach der Kontoerstellung starten.
Fehler 3 – Backup-Codes nicht speichern: Bei der Einrichtung der 2FA werden Ihnen Einmal-Backup-Codes angezeigt. Außerdem sind diese die einzige Möglichkeit, das Konto zurückzusetzen, wenn Sie keinen Zugriff mehr auf Ihren Authenticator haben. Speichern Sie diese Codes deshalb unbedingt sicher ab.
Fehler 4 – SmartLogin zu spät bestellen: Da der SmartLogin per Post versandt wird, dauert die Lieferung mehrere Werktage. Deshalb sollten Sie ihn rechtzeitig bestellen – besonders wenn Sie auf DATEVasp oder DATEV-SmartIT angewiesen sind.
Fehler 5 – Mehrere Personen nutzen ein Konto: Das DATEV-Konto ist personengebunden. Deshalb muss jeder Mitarbeiter einer Kanzlei ein eigenes Konto anlegen – eine gemeinsame Nutzung ist weder technisch sinnvoll noch datenschutzrechtlich zulässig.
DATEV-Benutzerkonto vs. DATEV-Konto: Was ist der Unterschied?
Viele Nutzer verwechseln das DATEV-Benutzerkonto mit dem DATEV-Konto. Dabei handelt es sich um zwei unterschiedliche Anmeldesysteme:
Das DATEV-Benutzerkonto ist das ältere System und ermöglicht den Zugriff auf ausgewählte Dienste wie den DATEV Shop und die DATEV Lernplattform online. Außerdem wird es mittelfristig vollständig vom neuen DATEV-Konto abgelöst.
Das DATEV-Konto hingegen ist das neue, moderne Identitätssystem von DATEV. Es unterstützt die Verknüpfung mit SmartCard, SmartLogin und TOTP-Authenticator. Zudem ist es die Pflichtvoraussetzung für alle neuen Cloud-Anwendungen.
Deshalb empfiehlt es sich, jetzt bereits auf das DATEV-Konto umzusteigen – auch wenn das DATEV-Benutzerkonto noch nicht vollständig abgeschaltet ist.
