Aufgrund seiner leistungsstarken Integration mit Office 365 und anderen damit kompatiblen Apps sowie seiner Fähigkeit, eine Vielzahl von Kommunikationsstrukturen aufzubauen, hat sich Microsoft Teams schnell zu einem der beliebtesten Kommunikationsprogramme für Unternehmen entwickelt.
Da Teams selbst eine der wichtigsten Möglichkeiten sind – Abteilungen von Einzelpersonen, die sich auf das gleiche Thema oder die Arbeit innerhalb einer größeren Gruppe konzentrieren – ist es sehr wichtig zu wissen, wie man ein neues Team in Microsoft Teams aufbaut, wenn Sie die Produktivität Ihres Unternehmens maximieren möchten.
Wie Sie in Microsoft Teams ein neues Team erstellen
Da die Online-, Desktop und mobilen Anwendungen für Microsoft Teams alle recht vergleichbar sind, sollten diese Anweisungen mit allen funktionieren, mit nur geringen Abweichungen in der Benutzererfahrung.
Schritt 1: Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie über alle erforderlichen Berechtigungen verfügen. Die Möglichkeit, Teams zu erstellen, ist häufig Managern vorbehalten.
Die Sicherheitseinschränkungen für Teams können jedoch je nach Unternehmen, für das Sie arbeiten, variieren. Falls dies erforderlich ist, sprechen Sie mit Ihrem IT-Administrator über die Möglichkeit, die erforderliche Berechtigung zur Bildung eines neuen Teams zu erhalten.
Schritt 2: Melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten bei Microsoft Teams an. Vergewissern Sie sich, dass Sie in der rechten oberen Ecke des Bildschirms in der richtigen Gruppe für die Bildung Ihres neuen Teams sind.
Schritt 3: Um die aktuell verfügbaren Teams zu sehen, wählen Sie das Teams-Symbol im Menü auf der linken Seite. Dieses Menü befindet sich am unteren Rand des Bildschirms, wenn es auf einem mobilen Gerät angezeigt wird.
Schritt 4: Ganz unten in der Liste der Teams sehen Sie eine blaue Schaltfläche mit der Aufschrift „Einem Team beitreten oder ein Team gründen„. Klicken Sie auf dieses Symbol.
Schritt 5: Daraufhin öffnet sich ein neues Menü, aus dem Sie verschiedene „Karten“ für Ihr Team auswählen können. Um zu beginnen, klicken Sie auf die Option „Team erstellen„.
Schritt 6: An dieser Stelle habt ihr viele Möglichkeiten, die Zusammensetzung eurer Mannschaft zu bestimmen. Sie können z. B. aus einer vorgefertigten Vorlage auswählen, z. B. „Ein Projekt leiten“ oder „Mitarbeiter an Bord holen„.
Dadurch wird automatisch eine Auswahl an bestimmten Kanälen im Team und zugehörigen Anwendungen erstellt, die diese Vorlage in Zukunft hilfreich finden könnte. Das spart zwar Zeit, birgt aber auch die Gefahr, dass überflüssige Bereiche des Teams entstehen, die niemand nutzt.
Mit der Zeit können Sie die Kanäle und die damit verbundenen Anwendungen personalisieren, aber das erfordert weitere Bemühungen Ihrerseits.
Sie haben auch die Möglichkeit, zwischen einer Gruppe oder einem Team zu wählen. Wenn Sie ein eigenes Team mit einer Gruppe von Personen einrichten möchten, mit denen Sie derzeit zusammenarbeiten, ist diese Option am besten geeignet.
Dabei werden diese Personen in eine neue Version des Teams kopiert, die Sie dann nach Belieben ändern können. Sie erhalten eine Checkliste mit den einzelnen Teamfunktionen, wie z. B. Channels und Anwendungen, die Sie wahlweise übertragen oder zurücklassen können.
Alternativ können Sie auch die Option „Von Grund auf neu“ wählen, um ein Team von Grund auf neu zu erstellen.
Wenn Sie noch nie ein Team erstellt haben, ist diese Konfiguration für den Anfang definitiv die beste Wahl. Wenn Sie die Grundlagen erst einmal verinnerlicht haben, können Sie jederzeit zurückkommen und ein anderes Team zusammenstellen.
Schritt 7: Entscheiden Sie, ob das Team öffentlich sein oder privat bleiben soll. Öffentliche Teams ermöglichen es jedem innerhalb der Organisation, ihnen ohne Erlaubnis beizutreten, während private Teams die Mitgliedschaft auf diejenigen Personen beschränken, die eine entsprechende Erlaubnis erhalten haben.
Schritt 8: An dieser Stelle werden dir verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung deines Teams angeboten. Zunächst können Sie den Namen der Gruppe und ihre Beschreibung festlegen.
Wählen Sie eine Formulierung, die unverwechselbar ist und die Zielgruppe sowie die Mission des Teams vermittelt.
Danach haben Sie die Möglichkeit, die Kanäle innerhalb Ihres Teams zu personalisieren. Kanäle sind verschiedene Unterhaltungen, die zu einem bestimmten Thema geführt werden können.
Es gibt einen allgemeinen Kanal, der immer vorhanden ist, aber Sie können auch zusätzliche Kanäle erstellen, wie z. B. Ankündigungen, Planung und Marketing, um nur einige zu nennen.
Sie können die Kanäle umbenennen, wie Sie es für richtig halten, um Ihrem Team die nötigen Gesprächsmöglichkeiten zu bieten.
Schritt 9: Um die Erstellung Ihres Teams abzuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.
Schritt 10: Da Sie der Eigentümer Ihres Teams sind, stehen Ihnen verschiedene Verwaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, Personen persönlich in das Team einzuladen und die Kommunikationskanäle innerhalb des Teams so zu strukturieren, wie Sie es für richtig halten.
Wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Namen Ihres Teams fahren und auf die Schaltfläche „Weitere Optionen“ klicken, wird ein Menü mit einer breiten Palette von Konfigurationswerkzeugen angezeigt.
Unter diesen Werkzeugen befindet sich die Möglichkeit, jede der in den obigen Abschnitten getroffenen Auswahlen zu ändern.
Zusatztipps zum Zusammenstellen eines Teams in Microsoft Teams
- Sie können auch andere Datenschutzeinstellungen für das Team vornehmen, z. B. dass Personen einen Code benötigen, um dem Team beizutreten, oder dass es für Suchen oder Ansichten von außerhalb des Teams unsichtbar sein soll.
- Je nachdem, wie Ihr Unternehmen Microsoft Teams nutzt, können die verfügbaren Optionen zum Aufbau eines Teams unterschiedlich sein. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine Version von Microsoft 365 nutzt, die speziell für Bildungseinrichtungen entwickelt wurde, stehen Ihnen möglicherweise verschiedene Teamarten zur Auswahl, die mit Schulen in Verbindung stehen, wie z. B. Klasse, Mitarbeiter oder Professionelle Lerngemeinschaft.
- Wenn Sie Ihr Team innerhalb eines großen Unternehmens auffindbar machen möchten, sollten Sie das Einstellungsmenü verwenden, um ihm einige Tags hinzuzufügen, die das Team und dessen Inhalt angemessen definieren. Diese Tags sollten hinzugefügt werden, nachdem Sie festgelegt haben, ob Sie Ihr Team durchsuchbar machen wollen oder nicht.
- Die Besitzer eines Teams haben auch die Möglichkeit, geheime Kommunikationskanäle für die Nutzung innerhalb des Teams einzurichten, die nur von bestimmten Mitgliedern des Teams eingesehen werden können oder auf die nur sie Zugriff haben. Mit dieser Funktion können Sie bei Bedarf zusätzliche Ebenen der Geheimhaltung schaffen.
- Sie haben die Möglichkeit, das Team aus Ihrer Teamauswahl zu entfernen, wenn Sie feststellen, dass es nicht mehr benötigt wird.
Schlusswort
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Erstellen eines neuen Teams in Microsoft Teams ein unkomplizierter Prozess ist, der in nur wenigen Schritten abgeschlossen werden kann.
Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Anweisungen befolgen, können Sie ganz einfach ein neues Team erstellen, das effektiv zusammenarbeiten und kommunizieren kann.